Удостовериться в выполнении задания, которое по договору оказания услуг взял на себя исполнитель, необходимо для определения добросовестного выполнения им условий соглашения и решении вопроса о выплате вознаграждения.
Так как договорные отношения с исполнителем зачастую заключаются в письменной форме, то и отчёт об оказанных услугах, его образец, который подтверждает работу исполнителя, также должен быть представлен в виде письменного документа.
Отчёт исполнителя
Исполнитель, составляя письменный отчёт для заказчика услуги, таким образом подводит результат всей проделанной работы, взятой на себя по договору.
Причём, как правило, конечный результат уже известен заказчику и в отчёте требуется расписать, какие шаги были предприняты для достижения результата, что для этого потребовалось и какие последствия принесло каждое такое действие.
Как правило, отчёт - это сводная таблица, произвольно составляемая исполнителем. В такой таблице по пунктам указываются произведённые операции, если дело коммерческое, расходы, понесённые исполнителем, и результаты, которые были достигнуты при совершении каждого отдельного действия. В конце подводится итог, может быть закреплена какая-то конечная сумма.
Письменный отчёт, который заказчик принял и одобрил, является бесспорным свидетельством того, что исполнитель выполнил свою работу и не нарушил условия договора. После подписания отчёта об оказанных услугах, образец, можно требовать оплаты исполненных услуг.
Обоснования отчёта исполнителя
Простого письменного документа о сделанной работе недостаточно для установления факта исполнения обязательств по договору.
К отчёту требуется приложить документальные свидетельства того, что каждое указанное в отчёте действие имело место и каждая потраченная сумма была направлена именно на то, что указанно в отчёте.
Так, подтверждением заключённых сделок, обязательно должны быть копии договоров или иные документы. Траты подтверждаются чеками или квитанциями в получении денег, если требовалось посетить какие-либо места, документальные свидетельства оттуда.
Так как оказание услуг - довольно широкая область деятельности, сами договоры об этих услугах, как и формы отчётности, могут принимать различные формы. Всё зависит от конкретного задания, взятого исполнителем к реализации.
Важно знать, что письменная форма отчёта необходима при заключении письменного соглашения. В отчёте информация должна быть донесена так, чтобы у заказчика не осталось сомнений в том, что исполнитель как-либо нарушил условия и взятых на себя обязательств.
Ниже расположен типовой отчет об оказанных услугах, образец и бланк, вариант которого можно скачать бесплатно.
По состоянию на "__" ________ 20__ г. в целях оказания услуг согласно заданию N ___ от "__" ________ 20__ г. к Договору оказания консультационных услуг N __ от "__" ________ 20__ г. Исполнитель совершил следующие действия:
|
Задание (N, дата) |
Период оказания услуг |
|||||||||||
|
Дата получения задания |
Дата выполнения задания |
|||||||||||
АКТ
«23» июня 2005 г. № 12/27
(дата)
г.Гомель
(место издания)
Сдачи-приемки маркетинговых услуг
ОДО «Инфо-Маркет» (г.Гомель)
, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице (наименование организации)
директора Савичева Ивана Николаевича
, действующего на основании Устава (должность) (фамилия, имя, отчество)
организации, с одной стороны, и УП «ПромТекстиль» (г.Минск)
, именуемое (наименование организации)
в дальнейшем «Заказчик», в лице зам. генерального директора Кулакова Юрия
(должность) (фамилия, имя, отчество) Владимировича
, действующего на основании доверенности от «03» января 2005 г. № 1, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
Акт об оказании услуг
Исполнитель в соответствии с договором оказания маркетинговых услуг от «20» мая 2005 г. № 12/27 за период с «23» мая 2005 г. по «22» июня 2005 г. оказал Заказчику следующие маркетинговые услуги:
1.1. сбор информации об основных поставщиках хлопчатобумажных тканей в розничные организации г.Гомеля с определением примерной доли каждого поставщика в общем объеме указанного вида товаров на рынке города;
1.2. исследование ассортимента поставляемых тканей (тип ткани, ширина полотна, качество, цвет, примерное количество) с разделением их на ткани отечественного производства и импортированные;
1.3. изучение диапазона цен на каждый вид хлопчатобумажных тканей, представленных на рынке города;
1.4. сбор информации о покупательском спросе на исследуемые виды тканей.
Отчет о проведенных исследованиях в виде пакета материалов на 150 страницах формата А4 и электронной копии (флеш-память на 128 мегабайт) прилагаются.
2. Стоимость оказанных услуг составляет 17 700 000 (Семнадцать миллионов семьсот тысяч) ======== рублей, в т.ч. НДС на сумму 2 700 000 (Два миллиона (сумма прописью) (сумма прописью)
семьсот тысяч) ========= рублей.
3. Заказчик на момент подписания настоящего акта не имеет
претензии (не имеет, имеет)
к качествуоказанных услуг.
Замечания Заказчика:
4. Ранее Заказчик оплатил 11 800 000 (Одиннадцать миллионов восемьсот
(сумма прописью)
тысяч) == рублей,
в т.ч. НДС 1 800 000 (Один миллион восемьсот тысяч) == рублей.
(сумма прописью)
Оставшиеся 5 900 000 (Пять миллионов девятьсот тысяч) =========== рублей,
(сумма прописью)
в т.ч. НДС на сумму 900 000 (Девятьсот тысяч) ===== рублей,
Заказчик оплатит (сумма прописью)
в течение 3 банковских дней.
5. Подписанный сторонами акт является протоколом согласования цен. Основание для применения тарифов на маркетинговые услуги: прейскурант ОДО «Инфо-Маркет» от «02» мая 2005 г. № МУ-05.
6. Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
7. Подписи сторон:
Приложение N __ к Договору оказания консультационных услуг
(абонентское обслуживание) N __ от "__" ________ 20__ г.
Генеральному директору общества ________ "_________" ______________________ Ф.И.О.
Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора
Адрес: ______________________ _____________________________
ОТЧЕТ об оказанных услугах
|
"__" ________ 20__ г. |
1. По состоянию на "__" ________ 20__ г. в целях оказания услуг согласно заданию N ___ от "__" ________ 20__ г. к Договору оказания консультационных услуг N __ от "__" ________ 20__ г. Исполнитель совершил следующие действия:
|
Задание (N, дата) |
Период оказания услуг |
Представитель Заказчика, направивший задание |
Представитель Исполнителя, выполнивший задание |
Вид консультационной услуги (содержание, перечень действий) |
Вопрос Заказчика (заполняется, если отчет составляется по итогам устного консультирования Заказчика) |
Результат оказания услуги/Ответ исполнителя (заполняется, если отчет составляется по итогам устного консультирования Заказчика) |
Характеристики услуги/ результата услуг (объем, кол-во час, листов, размер файла, иное) |
Время, затраченное на выполнение задания (ч/мин.) |
Стоимость 1 часа (руб.), включая НДС |
Общая стоимость услуги (руб.), включая НДС |
||
|
Дата получения задания |
Дата выполнения задания |
|||||||||||
— ______________________________________________________________________;
— ______________________________________________________________________.
3. Результаты услуг, указанные в настоящем отчете, направляются Заказчику по электронной почте, размер файла _______ _____Кб/Мб/Гб, а также передаются на бумажном носителе на ___ листах.
Отчет об оказанных услугах получен "___" _________ 20__ г.
Приложение N __ к Договору оказания консультационных услуг
(абонентское обслуживание) N __ от "__" ________ 20__ г.
Генеральному директору общества ________ "_________" ______________________ Ф.И.О. Адрес: ______________________ _____________________________
ОТЧЕТ об оказанных услугах
|
"__" ________ 20__ г. |
1. По состоянию на "__" ________ 20__ г.
Отчет об оказанных услугах
в целях оказания услуг согласно заданию N ___ от "__" ________ 20__ г. к Договору оказания консультационных услуг N __ от "__" ________ 20__ г. Исполнитель совершил следующие действия:
|
Задание (N, дата) |
Период оказания услуг |
Представитель Заказчика, направивший задание |
Представитель Исполнителя, выполнивший задание |
Вид консультационной услуги (содержание, перечень действий) |
Вопрос Заказчика (заполняется, если отчет составляется по итогам устного консультирования Заказчика) |
Результат оказания услуги/Ответ исполнителя (заполняется, если отчет составляется по итогам устного консультирования Заказчика) |
Характеристики услуги/ результата услуг (объем, кол-во час, листов, размер файла, иное) |
Время, затраченное на выполнение задания (ч/мин.) |
Стоимость 1 часа (руб.), включая НДС |
Общая стоимость услуги (руб.), включая НДС |
||
|
Дата получения задания |
Дата выполнения задания |
|||||||||||
— ______________________________________________________________________;
— ______________________________________________________________________.
3. Результаты услуг, указанные в настоящем отчете, направляются Заказчику по электронной почте, размер файла _______ _____Кб/Мб/Гб, а также передаются на бумажном носителе на ___ листах.
Отчет об оказанных услугах получен "___" _________ 20__ г.
В договорах о предоставлении услуг аутсорсинга отдельным положением прописывается порядок отчетности исполнителя перед заказчиком путем составления Отчета о предоставленных услугах по аутсорсингу.
На сегодня отсутствуют требования к структуре и содержанию данного документа. Поэтому он может составляться в произвольной форме, однако он должен соответствовать статье 9 Закона РФ о бухгалтерском учете.
Согласно закону отчет должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование компании, от имени которой составлен документ, для определения принадлежности документа конкретной организации;
— содержание хозяйственной операции с учетом названия документа;
— измерители хозяйственной операции — натуральные и в денежном выражении;
— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильное ее оформление;
— личные подписи указанных лиц и их расшифровка.
Составление Отчета о предоставленных услугах по аутсорсингу обеспечит избежание конфликтных ситуаций между исполнителем и заказчиком, будет основанием для составления Акта приема-передачи оказанных услуг по аутсорсингу.
Отчет о предоставленных услугах по аутсорсингу может содержать следующие сведения:
1. Общая часть, в которой указывается, что отчет составлен на основании договора о предоставлении услуг по аутсорсингу и является подтверждением факта выполнения услуг. Указываются сведения об исполнителе, дата составления отчета и отчетный период.
2.
Отчет об оказанных услугах образец
Перечень выполненных работ в соответствии с условиями договора.
3. Описание и объем оказанных услуг заказчику в соответствии с условиями заключенного договора.
4. Информация об образовании и уровне квалификации лиц, задействованных при оказании услуг по аутсорсингу, количество потраченных часов при предоставлении услуг (или объем произведенных единиц продукции, проданных товаров).
5. Оценка качества предоставляемых услуг по аутсорсингу с учетом суммы уплаченных штрафных санкций и причин начисления штрафов.
6. Порядок расчетов за предоставленные услуги по аутсорсингу.
7. Перечень и порядок оплаты дополнительно предоставляемых услуг, не предусмотренных положениями договора.
8. Итоговая часть, в которой указываются предложения исполнителя по оптимизации и усовершенствованию соответствующей работы на предприятии-заказчике.
На основе отчета в 5-тидневный срок исполнитель обязуется составить Акт приемки-передачи оказанных услуг по аутсорсингу.
Использование Отчета о предоставленных услугах по аутсорсингу обеспечит возможность проведения анализа динамики и структуры объема предоставленных услуг, осуществление контроля за порядком оплаты предоставленных услуг и дебиторской задолженности, возникшей в результате просрочки платежа.
Н.А. Мацепуро, юрист
Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора
Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы организаций и предпринимателей, в том числе и при приобретении услуг. Единственное его требование - расходы должны быть подтверждены первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФп. 1 ст. 252 , ст. 313 НК РФ .
Унифицированной формы первичного документа, подтверждающего факт оказания услуг исполнителем и их принятия заказчиком, нет (за некоторым исключением - например, оказание услуг по перевозке груза автомобильным транспортом подтверждают госкомстатовская товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т или транспортная накладная, утвержденная Правительство мформа № 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 ; приложение № 4 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272 ; Письмо ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ ). Поэтому в подтверждение оказания услуг можно составить любой первичный документ, но по сложившейся традиции все привыкли оформлять акт об оказании услу гПисьма Минфина от 14.04.2009 № 03-03-06/2/81 ; УФНС по г. Москве от 01.08.2012 № 16-15/069586@ , от 06.07.2011 № 16-15/065614@ .
Посмотрим, как должен быть составлен такой акт, чтобы у проверяющих не возникло к нему претензий.
Что указать в акте
Сведения, которые необходимо отразить в акте, покажем на примере акта об оказании маркетинговых услуг. При этом обязательные реквизиты первичного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.08.2012 № 16-15/069586@ выделим зеленым цветом.
Форма акта об оказании услуг утверждена
приказом индивидуального предпринимателя
Иванова И.И. от 28.12.2012 № 27Отметка об утверждении формы акта исполнителем.
Форма акта должна быть утверждена руководителем исполнител яч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
. Поэтому желательно, чтобы на бланке акта стояла ссылка на реквизиты его приказа, которым утверждена эта форма. При отсутствии такой отметки или иных доказательств утверждения формы есть вероятность, что у заказчика могут возникнуть проблемы с признанием расходов
Акт № 2
об оказании маркетинговых услуг по договору от 14.01.2013 № 2013/01-14
Наименование исполнителя
г. Ульяновск
22.02.2013Дата составления акта
Индивидуальный предпринимательНаименование исполнителя Иванов И.И., именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и ООО «Грузовозов и К», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Петрова П.П., с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем.
1. Исполнитель оказал, а Заказчик принял следующие услуги (НДС не облагаются):Содержание оказанных услуг и их стоимость.
Чем подробнее и понятнее будет раскрыто содержание услуг, тем меньше будет претензий у проверяющих. В частности, надо указывать в актах, какие оказывались услуги, по какому договору, за какой период (если акт сводный) и на какую сумм уПостановление Президиума ВАС от 20.01.2009 № 2236/07
. Как правило, претензии налоговиков таковы:
отсутствует перечень оказанных услуг (совершенных действий)Постановления ФАС ПО от 07.08.2012 № А65-29864/2011 , от 11.05.2012 № А65-17249/2011 , от 17.02.2011 № А55-5632/2010 ; ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 ; ФАС ЦО от 10.05.2011 № А68-5592/10 ; ФАС УО от 23.12.2011 № Ф09-8273/11 ; ФАС МО от 13.04.2012 № А40-85377/11-107-366 , от 10.10.2011 № А40-30370/10-127-132
. Старайтесь описывать услуги как можно конкретнее, несмотря на то что Закон о бухучете не указывает, с какой степенью детализации нужно раскрывать в акте оказанные услуги;
нет расчета стоимости услу гПостановление ФАС ВСО от 09.09.2011 № А78-8579/2010
;
не указаны периоды и сроки оказания услу гПостановление ФАС ПО от 07.08.2012 № А65-29864/2011
;
расценки, указанные в акте, не соответствуют расценкам в договор еПостановление ФАС ЗСО от 11.05.2010 № А70-9307/2009
.
Судебная практика по таким спорам не единообразна. Но если налогоплательщикам удается доказать реальность оказанных услуг, то суды чаще всего встают на их сторону. Также суды часто поддерживают налогоплательщиков, если содержание услуг подробно раскрыто хотя бы в договоре
Итого оказано услуг на общую сумму 9600 (Девять тысяч шестьсот) руб. 00 коп.
2. Услуги оказаны в соответствии с условиями Договора в полном объеме и в срок. Заказчик претензий к Исполнителю не имеет.
3. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах и является основанием для проведения расчетов Заказчика с Исполнителем за оказанные услуги.
Приложение: Отчет о маркетинговом исследовании на 15 л.
Что приложить к акту
Стороны вправе определять условия договора по своему усмотрению. Поэтому в обязанности исполнителя они могут включить обязанность не только совершить определенные действия, но и представить заказчику результат этих действи йп. 1 Информационного письма Президиума ВАС от 29.09.99 № 48 . Но налоговики порой хотят видеть документы, подтверждающие выполнение задания, даже если стороны не договаривались об их составлении. И суды с ними часто соглашаются. Ведь такие документы подтверждают реальность оказания услуг. К примеру, в одном деле суд не признал расходы на консультационные услуги документально подтвержденными и экономически обоснованными, поскольку услуги оказывались в форме устных консультаций по телефону и, кроме как актом оказанных услуг, больше ничем не подтверждалис ьПостановление ФАС СЗО от 02.08.2011 № А05-10659/2010 .
Поэтому, если такие подтверждающие документы есть, сохраняйте их на тот случай, если вдруг их запросит налоговый орган либо их нужно будет представить в суд для подтверждения реальности услуг. Например, можете хранить их вместе с актом об оказании услуг в бухгалтерии. А если составить такие документы невозможно (к примеру, по услугам охраны или уборки помещений), то результат выполнения задания должен быть просто описан в акте.
Вот примеры документов и иных доказательств, подтверждающих результат оказания некоторых услуг.
| Вид услуг | Результат |
| Консультационные | Письменные консультации, заключения, проекты документов (договоров, заявлений, жалоб и др.), аудиозаписи или телефонограммы устных консультаций |
| Маркетинговые | Отчет о маркетинговом исследовании (не должен дублировать общедоступные сведения из Интернета и иных источнико вПостановления ФАС СЗО от 11.07.2011 № А13-415/2010 ; ФАС ВВО от 16.06.2008 № А43-11550/2005-35-399 ) |
| Управленческие | Отчет управляющего (о проведенных совещаниях, совершенных деловых поездках, принятых организационных решениях, утвержденных документах) |
| Аудиторские | Заключение аудитора |
| По подбору персонала | Отчет о количестве проведенных собеседований, анкеты и резюме соискателей, распечатки с сайтов о размещенных вакансиях |
| По проведению лекций, семинаров, тренингов | Программа курса лекций, семинара или тренинга, методички, презентационные материалы |
| Рекламные | Фотоотчеты о рекламе, размещенной на рекламных конструкциях, газеты и журналы с рекламными объявлениями, распечатки страниц сайтов с рекламой, рекламные видео-, аудиоролики и эфирные справки к ним |
Сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих расходы, должны быть полными и непротиворечивым ип. 1 Постановление Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 . Потому и акт об оказании услуг должен быть максимально подробным и соответствовать условиям договора.
Как документ позволит сэкономить. На практике функции по управлению обществом нередко передают дружественной организации. Если управляющая компания является убыточной или применяет «упрощенку», то такая передача позволяет группе компаний сэкономить на налоге на прибыль. Управляемое общество может уменьшить налог на прибыль, исчисляемый по ставке 20 процентов, а получатель дохода либо вовсе не заплатит налог (при наличии убытка), либо заплатит его по ставке 6 процентов (при применении «упрощенки»).
Но нередко налоговики отказывают в признании управленческих затрат, заявляя, что услуги фактически не оказывались, а передача полномочий была направлена исключительно на занижение налога на прибыль. Иногда контролерам удается убедить в этом суд ().
Однако суды не всегда соглашаются с такими доводами контролеров. Они указывают, что инспекторы не вправе проверять экономическую целесообразность решений налогоплательщика ().
Кроме того, НК РФ не регулирует порядок и условия ведения хозяйственной деятельности юридических лиц (к примеру, постановления федеральных арбитражных судов , округов).
Компенсировать слабую доказательную базу налоговики стремятся с помощью придирок к документальному оформлению. В частности, к отчету управляющей компании, который, по мнению Минфина России, является обязательным ( , ). Если он будет содержать недочеты, то вероятность претензий резко повысится.
В каком виде составляется. В произвольной форме, но с указанием всех обязательных реквизитов первичных документов (ст. 9 «О бухгалтерском учете»). К примеру, в одном из споров, в котором налоговики пытались снять расходы на консультационные услуги, наличие в документах таких реквизитов помогло отбиться от доначислений ().
Отчет подписывается представителями общества и управляющей компании. Заверяется печатями обоих участников сделки. Документ составляется ежемесячно, еженедельно или ежеквартально, в зависимости от того, как прописано в договоре. Но не реже одного раза в квартал.
Что обязательно должно быть в документе. В отчете желательно указать детальный перечень услуг, который оказала управляющая компания. Особенно если размер вознаграждения является не фиксированным, а может быть пересмотрен в случае увеличения объема работ. К примеру, плата может повышаться в тех месяцах, в которых управляющая компания организует и проводит общие ежегодные собрания акционеров. Или когда для реализации услуг направляет своих сотрудников в командировку.
При этом услуги в отчете не должны дублировать функции штатного персонала управляемой компании. Тогда даже наличие руководящих должностей в управляемом обществе не должно помешать учету расходов ().
Однако таким дублированием должностей желательно не злоупотреблять. На практике часто советуют после передачи функций управления стороннему лицу сократить численность персонала управляемого общества. Вдобавок в договоре с управляющей компанией можно прописать, что отдельные функции по текущему руководству, например, в финансовых вопросах осуществляются при участии штатных работников управляемого общества.
Все данные, необходимые для расчета размера вознаграждения, должны содержаться в отчете вместе со ссылкой на положение договора, в котором предусмотрен этот порядок. Такие ссылки для суда играют важное значение ( , оставлено в силе определением ВАС РФ от 20.09.10 № ВАС-12803/10).
В общем случае Минфин России разрешает компании определять стоимость услуг управления по соглашению сторон, при соответствии его рыночному уровню (). Поэтому в отчете безопаснее обосновать высокую цену соответствующим объемом и содержанием оказываемых услуг.
Дополнительные меры безопасности. Помимо отчета ключевым документом для подтверждения расходов является договор с управляющей компанией. В нем необходимо изложить содержание услуг, порядок их предоставления, установить формы контроля и отчетности, пределы ответственности, срок, в течение которого управляющая компания будет выполнять функции единоличного исполнительного органа общества.
В Питере опасно списывать расходы на консультационные и другие услуги. Инспекторы считают их необоснованными и снимают на проверках. Мы узнали у налоговиков, что сохранить затраты поможет отчет об оказанных услугах.
Как правильно составить отчет об оказанных услугах
Закажите у поставщика услуг детальный отчет о проделанной работе. Документ поможет доказать, что услуги необходимы вашей компании и реальны. Какой отчет устроит налоговиков, мы показали в образце.
Образец. Какой отчет об услугах устроит налоговиков
На проверке инспекторам мало одного акта об услугах, если стороны в нем не расписали, что именно выполнил подрядчик. Тогда сдайте подробный отчет. Даже если инспекторы не поменяют свое решение, судьи встанут на сторону компании (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.16 № Ф07-12161/2016).
- Как заполнить и сдать отчетность
В отчете поставщик должен написать, какие услуги и как он оказывал. Проверьте, чтобы в документе не было общих формулировок. Налоговиков не устроят формулировки «консультационные услуги», «юридические услуги» и т. п.
Если написать обобщенные названия, инспекторы посчитают отчет формальным, а судьи их поддержат (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.07.15 № Ф07-4457/2015).