За электронными счетами-фактурами будущее. В ближайшие годы обмен электронными счетами-фактурами станет вариантом номер один для бизнеса, поскольку такой вид взаимодействия позволяет ускорить оборот денежных средств, а также улучшить отношения с поставщиками.
Мотивы для перехода на электронные счета-фактуры:
внешнее давление (влиятельные поставщики, клиенты);
цена (обработка электронных документов обходится компаниям дешевле);
инновация и автоматизация процессов;
оптимизация денежных потоков (ускорение оборота средств);
улучшение качества (документы не теряются, про них не забывают);
инициатива госсектора (борьба с мошенниками, увеличение налоговых поступлений, оптимизация собственных процессов).
Кто обязан выписывать ЭСФ?
Требование по выписке ЭСФ установлено:
1) соответствовать требованиям, установленным к выписке ЭСФ;
пометку о том, что ЭСФ является исправленным;
порядковый номер и дату выписки исправленного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки аннулируемого ЭСФ.
По исправленному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого исправленного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
В каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ?
· соответствовать к выписке счетов-фактур;
· содержать следующую информацию:
пометку о том, что ЭСФ является дополнительным;
порядковый номер и дату выписки дополнительного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - корректировку размера облагаемого оборота и разницу между суммой НДС, указанной в ранее выписанном ЭСФ, и суммой НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - ставку НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ и сумму НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ.
· в случаях корректировки размера облагаемого оборота, предусмотренных Налогового кодекса, не ранее даты наступления таких случаев, и не позднее 15-и календарных дней после даты наступления таких случаев;
· в случае отличия ставки НДС, действовавшей на дату выписки ЭСФ и действующей на дату совершения оборота по реализации, при условии выписки ЭСФ ранее даты совершения оборота, - в течение месяца после введения в действие закона, предусматривающего изменение ставки налога.
По дополнительному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого дополнительного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
Когда выставляется счет-фактура при отгрузке? По общему правилу оформить и выставить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Счет-фактура составляется в 2-х экземплярах: один нужно передать покупателю, другой - зарегистрировать в книге продаж (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры , п. 2,3 Правил ведения книги продаж , утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
Продавец вправе выписать единый счет-фактуру на несколько отгрузок одному покупателю. При этом важно, чтобы он был выставлен не позднее 5 календарных дней с даты составления первой накладной (или первого акта, если речь идет об услугах или работах) (Письмо Минфина России от 12.01.2016 N 03-07-09/140). Отметим, что разные виды отгруженных товаров, как и разные виды оказанных услуг (выполненных работ) также могут быть указаны в одном счете-фактуре (Письмо ФНС России от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910).
Срок выставления счета-фактуры продавцом составляет тоже 5 календарных дней со дня получения суммы оплаты в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Когда «выписывается» электронный счет-фактура
Электронный счет-фактуру продавец должен выставить так же в 5-тидневный срок после отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или получения аванса. Конечно, при условии, что у продавца и покупателя есть договоренность об использовании электронных счетов-фактур.
Продавец должен оформить электронный счет-фактуру по утвержденному формату (утв. Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@), подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации и направить его покупателю по телекоммуникационным каналам связи (п. 2.4 Порядка и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н, далее - Порядка). В ответ оператор электронного документооборота должен будет направить подтверждение, что файл к нему поступил. Тогда счет-фактура будет считаться выставленным (
Электронный документооборот. Дата регистрации электронный счет-фактур отправленных через контур. Право на получение вычета.
Вопрос: При использовании элекронного документооборота между огранизациями возникает несоответствие дат, например. счф на реализацию за август выставлена 31.08.2017, при отправке через контур дата в подписи ставиться в день отправки, например 6 сентября 2017, покупатель подписывает ее со своей стороны например 8 сентября. Не возникнет ли споров с ИФНС, если документ у нас и поставщика пройдет 31м августа в учете и книге продаж/покупок?
Ответ: Вопросы у налоговиков могут возникнуть. Счет-фактуру покупателю нужно отражать в книге покупок в тот день, когда оператор электронного документооборота направил покупателю файл счета-фактуры. В вашем случае это 6 сентября.
В книге покупок подлежат регистрации счета-фактуры полученные от продавцов по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном статьей 172 НК РФ (2 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):
Товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
Товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
- получен правильно оформленный счет-фактура.
То есть право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся. Поэтому зарегистрировать электронный счет-фактуру до даты его получения никак не возможно.
Для электронных счетов-фактур нормативно определена дата их получения, которой признается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н; пп. "б" п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137);
Таким образом, покупателю нужно регистрировать электронный счет-фактуру в день, когда оператор направил ему счет-фактуру.
Аналогичный вывод следует из Письма ФНС России от 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546
Обоснование
ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546
Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение по вопросам, возникающим в ходе обмена электронными документами, и сообщает следующее.
1. Согласно пункту 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав.
Таким образом, счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (работ, услуг, имущественных прав).
При этом порядок определения даты выставления и даты получения счета-фактуры в электронном виде предусмотрен пунктами 7 и 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС , (далее - Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление Правительства РФ № 1137).
В том случае, если отгрузка товаров произведена в последний день квартала, а файл со счетом-фактурой отправлен оператору 15 числа месяца следующего за истекшим кварталом, то на основании пункта 1 статьи 167 Кодекса дата отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг) является моментом определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость.
Таким образом, в случае если счет-фактура составлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем налоговом периоде, то при условии принятия на учет товаров (работ, услуг) вычеты сумм налога следует отражать в декларации за тот налоговый период, в котором счет-фактура фактически получен.
Кроме того, сообщаем, что в целях реализации положений плана мероприятий Дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" , утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 года № 162-р , планируется законодательно закрепить право налогоплательщиков на принятие к вычету налога на добавленную стоимость по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по налогу на добавленную стоимость, либо в момент принятия к учету покупки при наличии счета-фактуры, либо в периоде получения счета-фактуры при условии принятия к учету покупки.
Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н
1.10. Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота.
Счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта.
11. Датой получения покупателем счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю Оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора электронного документооборота.
Счет-фактура в электронной форме считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта.
Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.
Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
- Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
- Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
- Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов . В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.
Недостатки электронного счета-фактуры
На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:
- невозможность оформления «задним числом»;
- доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
- вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи , оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.