1.2 Описание СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
Организует эффективное управление проектами;
Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;
Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
Сокращение трафика при работе в распределенной среде;
Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
Высокий уровень защиты информации;
Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».
Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 - Главный экран программы
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.
Рисунок 4 - Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
Организовать эффективную работу с договорами;
Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
Повысить эффективность работы с заявками;
Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
Повышение качества оказания государственных услуг;
Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
Повышение прозрачности и открытости деятельности;
Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Автоматизация учета наличия и движения персонала
Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием...
Автоматизированные информационные системы управления персоналом предприятия
Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом является БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи...
Внедрение информационных технологий в процесс управления организацией
Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации: - управление и бухгалтерский учет - финансовый менеджмент - управление персоналом - логистика - маркетинг и...
Деятельность секретаря-референта в современной организации
Женщина и бизнес
Портрет идеальной женщины изобразили М. Хенинг и А. Жарден. Это яркая личность, она женственна, не жестока и не холодна, интеллектуально и физически активна, решения принимает сама...
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности...
Система электронного документооборота Босс-Референт
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти...
Стратегическое управление организацией на примере компании Ernst&Young
Компания Ernst&Young в настоящее время представляет собой глобальное партнёрство национальных аудиторских компаний. Крупнейшая из них работает в США. У компании имеется 709 офисов в 140 странах мира...
Сутність професії "референт"
1.1 Співвідношення поняття "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника" У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів...
Сутність професії "референт"
Сутність професії "референт"
Серед умов до працівників, а саме секретарів-референтів, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити...
Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.
На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
- позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
- помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
- организует эффективное управление проектами;
- улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
СЭД ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения.
Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие: а) повышения управляемости организаций, б) поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса, в) придания организациям способности к быстрым изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития.
Результаты проекта
В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:
- Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
- Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
- Автоматизация работы с корреспонденцией.
- Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
- Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
- Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.
В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.
Акцент на управление
СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам.
Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей.
Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:
- подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
- собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение).
- исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).
Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.
Настраиваемое решение и конструктор
СЭД БОСС-Референт v.3 представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному заказчику.
- Настраиваемое ядро СЭД БОСС-Референт образуют входящие в базовую поставку системы типовые электронные регламенты документооборота общих управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, писем и организационно-распорядительных документов.
- Адаптация системы для учета специфики заказчика состоит в конструировании типовых регламентов документооборота для специализированных документов из готовых блоков системы – этапов прохождения документов (подготовка, согласование, регистрация и т.д.), блоков согласования (параллельное, последовательнее, с переходами по условиям) и карточек документов. Конструирование выполняется средствами продуктов IBM – Lotus Domino Designer и Lotus Workflow Architect.
Модифицировать встроенные регламенты документооборота и создавать новые специализированные регламенты могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или – в рамках заказной разработки – сотрудники компании Аплана и ее сертифицированных партнеров.
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 130 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Для кого предназначена СЭД БОСС-Референт
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Какие управленческие задачи помогает решать СЭД БОСС-Референт
- организовать эффективную работу с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
- повысить эффективность работы с заявками;
- реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Какие результаты дает внедрение СЭД БОСС-Референт
В органах власти:
- повышение качества оказания государственных услуг;
- улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
- повышение прозрачности и открытости деятельности;
- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Для коммерческих компаний:
- повышение управляемости;
- оперативное реагирование на изменения;
- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Какие преимущества определяют лидерство СЭД БОСС-Референт
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:
- быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
- легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
- возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
- широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
- возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
- большой потенциал для роста масштабов системы - по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
- снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
- обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
- простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
- обеспечение высокой степени безопасности данных;
- одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
- эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.
Описание СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
Организует эффективное управление проектами;
Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;
Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;
Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;
Сокращение трафика при работе в распределенной среде;
Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;
Высокий уровень защиты информации;
Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;
Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».
Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 - Главный экран программы
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.
Рисунок 4 - Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
Организовать эффективную работу с договорами;
Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
Повысить эффективность работы с заявками;
Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
Повышение качества оказания государственных услуг;
Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
Повышение прозрачности и открытости деятельности;
Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.
Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
Преимущества для коммерческих компаний:
Повышение управляемости;
Оперативное реагирование на изменения;
Увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:
Преимущества:
Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
Легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
Возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
Широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
Возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
Простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
Обеспечение высокой степени безопасности данных;
Одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
Эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.