Новые правила подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров. Новые способы информирования о проведении собрании. Новые способы голосования на собрании. Планируемые изменения в регулировании.
16.00 - 16.15 Кофе-брейк 11.45 - 13.15 КРУГЛЫЙ СТОЛ: АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И НЕСТАНДАРТНЫЕ СИТУАЦИИ НА СОБРАНИИ АКЦИОНЕРОВАктуальные и спорные вопросы, возникающие при применении новых норм, в том числе:
- голосование и подсчет голосов по вопросу о согласии на совершение сделки с заинтересованностью;
- порядок рассмотрения, голосования и подсчета голосов по вопросу о согласии на совершение крупной сделки, одновременно являющейся сделкой с заинтересованностью;
- варианты проведение очного общего собрания с помощью информационных и коммуникационных технологий, позволяющих обеспечить возможность дистанционного участия без присутствия в месте проведения собрания;
- порядок голосования и подсчета голосов при непропорциональном голосовании на основании акционерного соглашения и др.
Годовой отчет; отчет о сделках, в совершении которых имеется заинтересованность; годовая бухгалтерская отчетность; заключение аудитора; отчет ревизионной комиссии. Требования к содержанию и раскрытию.
15.45 - 16.00 Кофе-брейк 16.00 - 17.30 НАРУШЕНИЯ ПРИ СОЗЫВЕ И ПРОВЕДЕНИИ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВНарушения, допускаемые при подготовке и проведении общего собрания акционеров. Новые правила оспаривания решений общего собрания акционеров. Судебная практика по делам о признании решений недействительными. Административная ответственность за нарушения, совершаемые при подготовке и проведении общих собраний акционеров: порядок выявления, практика привлечения.
17.30 - 18.00 Ответы на вопросыИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ
АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
В связи с поступлением обращений, касающихся порядка подготовки и проведения общих собраний акционеров, Банк России сообщает следующее.
Подготовка, созыв и проведение общего собрания акционеров осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон), Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утвержденным приказом ФСФР России от 02.02.2012 N 12-6/пз-н, уставом общества, внутренними документами общества, регулирующими деятельность общего собрания акционеров.
Одной из форм проведения общего собрания акционеров, предусмотренных Законом , является совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование (общее собрание, проводимое в форме собрания), которое предполагает в том числе возможность выступления на собрании лиц, принимающих в нем участие.
Следует отметить, что Кодексом корпоративного управления, рекомендованным к применению письмом Банка России от 10.04.2014 N 06-52/2463 (далее - Кодекс), акционерным обществам предлагается создать для акционеров максимально благоприятные возможности для участия в общем собрании, а также возможность высказать свое мнение по рассматриваемым вопросам. В ходе подготовки и проведения общего собрания акционеры должны иметь возможность задавать вопросы исполнительным органам и членам совета директоров общества, общаться друг с другом. Установленный обществом порядок ведения общего собрания должен обеспечивать равную возможность всем лицам, присутствующим на собрании, высказать свое мнение и задать интересующие их вопросы.
С учетом изложенного принятый в акционерном обществе порядок ведения общего собрания акционеров (регламент) должен предусматривать для лиц, принимающих участие в собрании, равные права в части возможности выступления на собрании и обсуждения вопросов повестки дня собрания.
В целях обеспечения реализации акционерами своих прав на участие, выступление и голосование на общем собрании акционеров в форме совместного присутствия при подготовке и проведении такого собрания Банк России рекомендует акционерным обществам:
1. Анализировать явку акционеров на общих собраниях акционеров за предыдущие 3 года и осуществлять выбор помещения для проведения общего собрания акционеров с учетом предполагаемой максимальной явки акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров.
2. Определять при подготовке к проведению общего собрания акционеров место его проведения и порядок его организации таким образом, чтобы не допускать возможность ограничения либо затруднения доступа (прохода) акционеров к месту регистрации на собрание и непосредственно в помещение, предназначенное для его проведения.
Собрание акционеров, плановое или внеочередное, проводят по правилам, которые закрепили в законе об АО. Что нужно знать о созыве собрания и процедуре его проведения.
При подготовке материалов мы используем только информации
Читайте в нашей статье:
Общее собрание акционеров – это высший орган управления ПАО или НАО. В его исключительной компетенции находятся решения по ключевым вопросам работы компании, например:
- заключение крупной сделки, если ее стоимость выше 50% балансовой стоимости активов АО;
- внесение изменений в устав;
- дополнительная эмиссия акций;
- изменение уставного капитала;
- реорганизация или ликвидация компании и т. д.
Внимание! В 2019 году
Ежегодные собрания созывают для утверждения итогов за истекший год, выборов нового совета директоров и т. д.
Проведение общего собрания акционеров регулируется нормами Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее Закон об АО). Чтобы провести очередную или внеочередную встречу собственников бизнеса, нужно выполнить несколько шагов:
- Принять решение о созыве и проведении собрания. Назначить место, дату и время встречи.
- Утвердить список акционеров, которые примут участие в собрании.
- Уведомить участников собрания в установленном порядке.
- Провести встречу. Проведение собрания сопровождается оформлением протокола, в котором фиксируют ход встречи и все принятые решения.
- Оформить итоги собрания согласно требованиям закона.
Шаг 1. Общее собрание акционеров проводят на основании решения о необходимости встречи
Собрание нельзя проводить без предварительного решения о нем. Принять такое решение – в компетенции совета директоров АО (подп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Помимо принятия самого решения, совет руководит подготовкой и проведением встречи (подп. 4 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Если в АО совет не сформировали, все эти функции берет на себя лицо или орган, специально указанные в уставе (п. 1 ст. 64 Закона об АО).
Что указать в решении о проведении собрания
Совет директоров указывает в решении о собрании все важные моменты. Какое именно общее собрание акционеров проводить – годовое или внеочередное; когда, где и во сколько организовать встречу, когда начинать регистрировать участников. Кроме того, в решении определяют:
- когда должен быть готов список участников;
- повестку собрания;
- как сообщить участникам о собрании;
- что входит в перечень сведений для участников;
- обладатели каких типов привилегированных акций могут голосовать на собрании.
Повестка зависит от типа собрания и круга актуальных вопросов.
Когда проводить собрание
В какие даты проводить годовое собрание, закрепляют в уставе АО. Сроки можно установить в пределах с 1 марта по 30 июня (п. 1 ст. 47 Закона об АО). Для внеочередных общих собраний действует правило: акционеры могут провести встречу в течение 40 дней с момента, как поступило требование о ней. Такое требование может поступить от кого-то из собственников бизнеса или от уполномоченных лиц. Если собрание созывают, чтобы провести выборы в коллегиальный орган управления, с поступления требования о собрании до самого собрания должно пройти не более 75 дней (п. 2 ст. 55 Закона об АО).
Скачайте документы по теме:
Шаг 2. После принятия решения о собрании формируют список акционеров, которые будут в нем участвовать
Решение о собрании приняли, дату определили. После этого формируют список участников. Составлением списка на основании данных реестра акционеров занимается регистратор АО (п. 1 ст. 51 Закона об АО, абз. 2 п. 1 ст. 8.7-1 Закона о РЦБ). Совет директоров направляет регистратору распоряжение, что нужно сформировать список (абз. 2 п. 7.4.5 Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утв. постановлением ФКЦБ России от 02.10.1997 № 27). В распоряжении указывают дату готовности этого списка. Ее определяют с учетом даты решения о собрании. Интервал между двумя датами должен быть не меньше 10 дней. По общему правилу, список должен быть готов не позже чем за 25 дней до собрания (п. 1 ст. 51 Закона об АО).
Если будут избирать в совет директоров, с даты составления списка до собрания акционеров должно пройти не более 55 дней. Если собрание посвящено реорганизации АО, дату готовности списка устанавливают не более чем за 35 дней до встречи.
Шаг 3. Участникам встречи направляют уведомления
Уведомить акционеров о предстоящем собрании нужно минимум за 20 дней до встречи, а при необходимости принять решение о реорганизации собственников извещают минимум за 30 дней. В ряде случаев известить акционеров нужно за 50 дней до заседания (п. 1 ст. 52 Закона об АО). Такой срок установлен для случаев, когда собрание посвящено:
- выборам в совет директоров;
- вопросам реорганизации;
- выборам в коллегиальный орган управления нового АО.
Как известить о собрании
Уведомлять акционеров нужно заказным письмом или вручением под роспись. При этом в уставе АО могут присутствовать другие способы уведомления об общем собрании акционеров:
- через СМИ или сайт общества;
- по электронной почте;
- письменным сообщением по телефону.
Вместе с уведомлением собственникам бизнеса направляют вопросы повести дня, необходимые для ознакомления документы, а также бюллетени, если голосование будут проводить с помощью бюллетеней (ст. 52 Закона об АО, п. 3.1 Положения, утв. приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н .
Шаг 4. Проведением общего собрания акционеров руководит совет директоров
Встреча должна состояться в назначенную дату и время. За соблюдение порядка проведения собрания акционеров отвечает совет директоров (или иное лицо, специально указанное в уставе, если совет в обществе не функционирует). В частности, необходимо:
- Зарегистрировать всех участников, которые прибыли на собрание. Этим занимается счетная комиссия или иные лица (ст. 56 Закона об АО). При регистрации проверяют полномочия каждого участника собрания (ст. 57 Закона об АО) и фиксируют факт его прибытия.
- Определить кворум. Этим также занимается счетная комиссия. Кворум определяют по правилам, указанным в законе (ст. 58 Закона об АО). В том числе учитывают волю акционеров, которые на собрании не присутствуют, но известили о своей позиции не позже чем за 2 дня до встречи.
- Объявить о том, что собрание началось. Встречу открывает и проводит председатель совета директоров или иное лицо, которое указали в уставе (ст. 67 Закона об АО).
- Озвучить вопросы повестки и обсудить их с акционерами. Коррективы в повестку можно внести только в случае, если на собрании присутствуют все акционеры (ст. 49 Закона об АО).
- Провести голосование. Голосовать вправе только зарегистрированные участники. Голосуют поднятием рук или иным способом. Если голосование проводят с помощью бюллетеней, в документе отмечают один из вариантов по каждому вопросу. В бюллетене должна стоять подпись акционера или его представителя.
- Провести подсчет голосов и огласить итоги встречи. Результаты голосования определяет счетная комиссия или регистратор, если собрание проводят в ПАО (п. 4 ст. 97 ГК РФ). Решения общего собрания акционеров удостоверяют согласно требованиям закона (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).
Как в годовом или внеплановом общем собрании акционеров принять участие дистанционно
В общих собраниях акционеров, в том числе и годовых, можно участвовать дистанционно. Для этого используют современные технологии коммуникации. Дистанционные участники могут обсуждать вопросы повестки и голосовать, если это позволено уставом (п. 11 ст. 49, п. 1 ст. 58, ст. 60 Закона об АО). Голосование дистанционных участников обеспечивается при помощи электронных бюллетеней.
Шаг 5. Итоги собрания отражают в протоколе
Согласно статье 63 Закона об АО протокол об итогах общего собрания акционеров оформляют в течение трех дней после собрания. Протокол готовят в двух экземплярах, председатель собрания и секретарь должны завизировать оба экземпляра протокола. В протоколе указывают:
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Какие изменения произошли в правилах проведения годового общего собрания акционеров в 2016-2017 годах?
Какие вопросы обязательно должны включаться в повестку годового собрания в 2017 году?
1. В 2017 году действуют правила подготовки и проведения годового общего собрания акционеров, которые вступили в силу с 1 июля 2016 года. С 1 июля 2016 года в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» скорректировали правила проведения общего собрания акционеров (далее – Закон об АО). Эти изменения актуальны для 2017 года.
а) Общее собрание акционеров нельзя проводить без предварительного решения о нем. Такое решение – в компетенции совета директоров АО (подп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Совет директоров принимает решение о собрании акционеров, руководит подготовкой и проведением (подп. 4 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Если в АО совета директоров нет, все эти функции берет на себя лицо или орган, специально прописанные в уставе (п. 1 ст. 64 Закона об АО).
б) Совет директоров указывает в решении о собрании все важные моменты. Какое именно общее собрание акционеров проводить: годовое или внеочередное. Когда, где и во сколько проводить, когда начинать регистрировать участников. Кроме того, в решении определяют: когда должен быть готов список участников; какая у собрания повестка; как сообщить участникам о собрании; что входит в перечень сведений для участников; обладатели каких типов привилегированных акций могут голосовать на собрании. Повестка зависит от типа собрания и круга актуальных вопросов.
в) Годовое собрание акционеров в 2017 году нужно проводить в те же даты, что и прежде. Сроки, когда АО проводит собрания, закрепляют в его уставе, их можно установить в пределах с 1 марта по 30 июня (п. 1 ст. 47 Закона об АО). Для внеочередных собраний действует правило: их проводят в период 40 дней с того момента, как о собрании потребовали. Если будут выбирать в коллегиальный орган управления, с поступления требования о собрании до самого собрания должно пройти не более 75 дней (п. 2 ст. 55 Закона об АО).
г) Решение о годовом собрании приняли, дату определили. После этого формируют список участников. Установить дату готовности этого списка нужно с учетом той даты решения о собрании. Интервал между ними должен быть не менее 10 дней. Список должен быть готов не позже, чем за 25 дней до собрания (п. 1 ст. 51 Закона об АО). Если будут избирать в совет директоров АО, с решения о собрании до даты составления списка не должно пройти более 55 дней. Дату готовности списка устанавливают не более чем за 35 дней до встречи, если собрание посвящено реорганизации АО.
д) В 2017 году действуют прежние сроки уведомления акционеров о предстоящем годовом собрании. При этом нужно иметь в виду, что с 1 июля 2016 года уменьшили срок уведомления акционеров (п. 1 ст. 52 Закона об АО), если собрание будет посвящено: выборам в совет директоров; вопросам реорганизации; выборам в коллегиальный орган управления нового АО. В таких случаях срок уведомления акционеров – не позже 50 дней до собрания.
е) В 2017 году продолжают действовать правила уведомления акционеров, которые начали работать с 1 июля 2016 года. Уведомлять акционеров нужно заказным письмом или вручением под роспись. При этом в уставе АО могут присутствовать другие способы уведомления об общем собрании акционеров: через СМИ или сайт общества; по электронной почте; письменным сообщением по телефону.
7) В 2017 году в общих собраниях акционеров, в том числе и годовых, можно участвовать дистанционно. Для этого используют современные технологии коммуникации. Дистанционные участники могут обсуждать вопросы повестки и голосовать, если это позволено уставом (п. 11 ст. 49, п. 1 ст. 58, ст. 60 Закона об АО). Голосование дистанционных участников обеспечивается при помощи электронных бюллетеней.
з) Согласно ст. 63 Закона об АО протокол общего собрания акционеров оформляют в течение трех дней после собрания. Протокол готовят в двух экземплярах, председатель собрания и секретарь должна завизировать оба экземпляра протокола. В протоколе указывают: дату и время собрания, повестку, общее количество голосов и т. д. Кроме того, согласно п. 4.29 Положения о проведении собраний акционеров (утв. приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н), в протоколе должны присутствовать: полное название АО и место его нахождения; тип собрания; форма собрания; дата составления списка участников; число голосов за каждый из вариантов голосования; время начала подсчета голосов, если об итогах голосования акционеров известили сразу на собрании. Решение собрания нужно удостоверить у нотариуса.
2. Согласно п. 2 ст. 54, п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) в повестку дня годового общего собрания акционеров должны быть обязательно включены вопросы об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества, утверждении аудитора общества, а также вопросы, предусмотренные пп. 11 п. 1 ст. 48 Закона об АО (об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, о распределении прибыли (в том числе о выплате (объявлении) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
Сергея Карулина, Владислава Добровольского,
Как провести очередное общее собрание участников
Как минимум один раз в год участники ООО должны принимать непосредственное участие в управлении обществом, собираясь на очередное общее собрание.
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО ( п. 1 ст. 32 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; далее – Закон об ООО).
Юристу ООО нужно знать, как подготовить собрание, провести его и оформить его результаты, чтобы потом решения участников не были признаны недействительными.
Внимание: за нарушение требований к подготовке и проведению собрания организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать.
Несоблюдение описанных ниже требований к подготовке и проведению общего собрания участников может повлечь признание недействительным решения общего собрания участников ООО, а также наложение штрафа на общество – в размере от 500 тыс. до 700 тыс. руб., на должностных лиц – в размере от 20 тыс. до 30 тыс. руб. ( ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
Внимание: устав общества может предусмотреть особый порядок созыва, подготовки и проведения общих собраний участников, принятия ими решений.
Этот порядок может отличаться от того, что установлен законом.
При этом новый порядок не должен лишить участников права на участие в собрании и получение информации ( подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ).
Сроки и периодичность проведения собрания
Очередное общее собрание участников нужно проводить в сроки, определенные уставом, но не реже чем один раз в год.
Таким образом, очередное собрание – это не всегда только годовое собрание.
Если очередное собрание планируется проводить один раз в год, то на нем нужно будет утверждать годовые результаты деятельности общества. К такому собранию (с такой повесткой дня) закон устанавливает особое требование: оно должно быть проведено с 1 марта по 30 апреля. Однако на самом деле собрание лучше успеть провести не позднее трех месяцев по окончании года.
Ситуация: когда лучше проводить годовое общее собрание для утверждения годовых результатов деятельности ООО
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно учесть требования не только Закона об ООО , но и Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее – Закон о бухучете.
Так, собрание должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года ( ст. 34 Закона об ООО).
Понятие «финансовый год» в законодательстве не определено. Но установлено понятие «отчетный год» ( ). Отчетным годом является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год. Таким образом, под финансовым годом понимается отчетный год, который в свою очередь совпадает с календарным. А значит, собрание нужно провести с 1 марта по 30 апреля.
Но есть и еще одно требование. Годовую отчетность необходимо представить в орган госстатистики в течение трех месяцев по окончании года ( п. 2 ст. 18 Закона о бухучете). На момент представления она должна быть утверждена общим собранием ( п. 9 ст. 13 Закона о бухучете).
Чтобы соблюсти это требование, собрание необходимо провести не позднее трех месяцев по окончании года.
Если очередные собрания планируется проводить несколько раз в год, то нужно указать, на каком из них будут утверждаться годовые результаты деятельности. Такое собрание также должно быть проведено в названный выше период.
Даже если ООО состоит из одного участника, нужно соблюдать сроки утверждения годовых результатов деятельности общества ( ).
Утверждение годовых результатов деятельности ООО относится к исключительной компетенции общего собрания участников ( ).
Порядок созыва общего собрания участников общества определен в Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества.
Исполнительный орган общества (директор или правление) подготавливает, созывает и проводит очередное общее собрание участников. Эти вопросы можно передать совету директоров, если это прямо закрепить в уставе (далее по тексту как лицо, уполномоченное проводить собрание участников, указывается директор).
Внимание: с 1 сентября 2014 года в компании может быть несколько директоров. Полномочия по подготовке, созыву и проведению общего собрания участников могут быть возложены на кого-то их них на основании устава или иного внутреннего документа общества.
Такое правило установлено в пункте 3 статьи 65.3 Гражданского кодекса РФ.
Закон позволяет разделить полномочия единоличного исполнительного органа на нескольких лиц. При этом общество может самостоятельно решить, как именно они будут действовать – совместно или независимо друг от друга – и какие полномочия будет исполнять каждый из них.
Сведения о наличии нескольких директоров должны быть в ЕГРЮЛ.
Уведомление участников о собрании
Не менее чем за 30 дней до даты проведения собрания директор обязан уведомить об этом каждого участника заказным письмом по адресу, указанному в списке участников.
Устав может предусматривать более короткий срок для уведомления участников о проведении собрания ( п. 4 ст. 36 Закона об ООО).
Кроме того, устав может предусматривать иной способ уведомления участников о собрании. Например, объявление об этом в определенном участниками средстве массовой информации (СМИ).
Лучше направлять уведомление письмом с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении.
По закону это не обязательно, но если возникнет спор, то общество должно будет доказать, что участника в надлежащем порядке уведомили о проведении собрания ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 апреля 2009 г. по делу № А56-16863/2007). Описью вложения можно будет подтвердить, что участнику направлялось именно уведомление, а не любая другая корреспонденция или чистые листы ( постановление ФАС Поволжского округа от 27 февраля 2009 г. по делу № А12-11698/2008). Судебная практика подтверждает, что доказательством надлежащего уведомления является почтовая квитанция о направлении ценного письма с описью вложения (постановления ФАС Московского округа от 31 марта 2011 г. № КГ-А41/2517-11-П-1,2 по делу № А41-1635/10 и от 20 января 2010 г. № КГ-А40/14003-09 по делу № А40-44834/09-83-352).
Если же устав предусматривает уведомление заказным письмом, то для формального соблюдения требования устава дополнительно к ценному письму нужно направить заказное письмо с уведомлением о вручении. Для заказного письма опись вложения не оформляют. Такое правило установлено в пункте 10 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234 , и в Перечне видов и категорий регистрируемых почтовых отправлений, принимаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении, с наложенным платежом (утвержденном приказом ФГУП «Почта России» от 6 июля 2005 г. № 261).
Также учитывая, что обычно в ООО немного участников, уведомления можно направлять с курьером. В таком случае на копии уведомления нужно получить отметку адресата о получении: подпись с расшифровкой и датой получения.
Перед направлением уведомлений необходимо проверить актуальность списка участников.
Возможно, с даты последнего обновления списка у некоторых участников сменился адрес или сменились сами участники, но информация об этом еще не поступила в общество.
Проверить актуальность можно, связавшись с участниками, в особенности с теми, кто в последнее время планировал совершить сделку по отчуждению доли. Также можно получить свежую выписку из ЕГРЮЛ.
В противном случае может возникнуть спорная ситуация, если на собрание явится участник, сведений о котором еще нет в списке участников, или кто-то из участников ООО не узнает о проведении собрания. Участник, не присутствовавший на собрании, может обратиться в суд с требованием признать принятое решение недействительным.
При этом необходимо помнить, что если участник не предоставит информации об изменении сведений о себе, общество не будет нести ответственность за причиненные в связи с этим убытки ( ).
Ситуация: что должно содержать уведомление о проведении очередного общего собрания участников
Уведомление должно содержать:
- время проведения собрания (также рекомендуем указывать время начала и окончания регистрации участников, прибывших на собрание);
- место проведения собрания. В уведомлении должен быть указан точный адрес места проведения собрания, вплоть до офиса, зала и т. п. Это подтверждает судебная практика ( );
- повестку дня собрания ( ).
Помимо этого в уведомлении можно напомнить участникам о том, что для регистрации необходимо предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а для участия в собрании представителя нужна надлежаще оформленная доверенность ( п. 2 ст. 37 Закона об ООО).
К уведомлению нужно приложить информацию и материалы, соответствующие повестке дня. Так, если на повестку дня вынесен вопрос об утверждении годовых результатов деятельности, нужно приложить годовой отчет (а при необходимости – еще и заключения ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества).
Ситуация: в каких случаях перед общим собранием участников ООО необходимо оформлять заключение ревизионной комиссии и аудиторское заключение
Если образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) предусмотрено уставом или является обязательным, общее собрание не вправе утверждать годовые отчеты и бухгалтерские балансы при отсутствии заключений ревизионной комиссии или ревизора (п. , Закона об ООО).
В обществах, имеющих более 15 участников, образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) общества является обязательным ( п. 6 ст. 32 Закона об ООО).
Привлечение аудитора обязательно, если это предусмотрено законом.
Случаи проведения обязательного аудита определены в «Об аудиторской деятельности».
Кроме того, в отдельных случаях обязательность проведения аудита устанавливается иными законами, в том числе:
- для застройщиков – в Федеральном законе от 30 декабря 2004 г. № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»;
- для организаторов азартных игр – в Федеральном законе от 29 декабря 2006 г. № 244-ФЗ «О государственном регулировании деятельности по организации и проведению азартных игр и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»;
- для организаторов и операторов лотерей – в «О лотереях».
Если вопрос об избрании правления, совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора), то к уведомлению нужно приложить сведения о кандидатах на эти должности. Если вынесен вопрос о внесении изменений в устав, то прикладываем проект изменений (дополнений) или проект устава в новой редакции. Если нужно утвердить внутренние документы общества – прикладываем их проекты.
При этом устав может предусматривать иной порядок ознакомления участников с материалами.
Нарушение приведенных правил может стать основанием для признания решения собрания недействительным ( определение ВАС РФ от 27 мая 2011 г. № ВАС-6214/11 ; постановление ФАС Центрального округа от 30 июня 2009 г. по делу № А62-5672/2008).
Ситуация: можно ли провести общее собрание участников общества вне местонахождения общества
Да, при соблюдении определенных условий.
Закон не запрещает проводить собрание в пределах поселения (города, поселка, села), являющегося местонахождением общества, если устав не предусматривает конкретное место проведения собрания.
За пределами этого поселения собрание можно провести лишь при условии, что участники будут иметь реальную возможность участвовать в нем и такое участие не будет для них обременительным (например, из-за труднодоступности места, неоправданных расходов и других обстоятельств).
В противном случае решение собрания может быть признано недействительным. На это указывает ВАС РФ в постановлении Президиума ВАС РФ от 22 февраля 2011 г. № 13456/10 .
Если уставом определено конкретное место проведения собрания, то собрание нужно проводить в этом месте.
Изменение первоначальной повестки дня
Любой участник общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания участников общества дополнительных вопросов не менее чем за 15 дней до даты проведения собрания. Такой срок установлен с учетом того, что после получения предложений от участников директор должен рассмотреть их, принять решение о включении их в повестку дня и уведомить других участников о дополнительных вопросах.
Таким образом, если предложение участника поступило в общество не позднее чем за 15 дней до даты проведения собрания, дополнительный вопрос может быть включен в повестку дня. Если предложение поступит позже, то директор будет вправе не включать его в повестку дня.
Уставом может быть предусмотрен более короткий срок для внесения предложений в повестку дня ( п. 4 ст. 36 Закона об ООО).
Директор включает в повестку дня предложенный участником вопрос, если он относится к компетенции общего собрания участников и соответствует законодательству, при этом формулировку вопросов он изменять не может.
Если дополнительный вопрос соответствует установленным требованиям, но директор не включил его в повестку дня, участник может в судебном порядке признать такое решение незаконным и понудить общество включить предложенный вопрос в повестку дня общего собрания участников ( п. 21 постановления от 9 декабря 1999 г. Пленума Верховного суда РФ № 90, Пленума ВАС РФ № 14 «О некоторых вопросах применения Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью"»; далее постановление № 90/14).
Ситуация: нужно ли уведомлять участников об изменении первоначальной повестки дня
Да, обязательно.
Директор обязан не менее чем за 10 дней до даты проведения собрания уведомить всех участников общества о внесенных в повестку дня изменениях заказным письмом (лучше – с уведомлением о вручении) по адресу, указанному в списке участников общества ( абз. 4 п. 2 ст. 36 Закона об ООО). Поскольку для заказных писем опись вложения не оформляют, отправление можно также продублировать письмом с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении.
Уставом может быть предусмотрен более короткий срок для уведомления участников об изменении повестки дня ( п. 4 ст. 36 Закона об ООО).
Уведомление должно содержать дополнительные вопросы, включенные в повестку дня. К уведомлению нужно приложить информацию и материалы, соответствующие повестке дня.
Информация и материалы, подлежащие направлению участникам в течение 30 дней до даты собрания, должны быть доступны для ознакомления всем участникам общества по местонахождению директора общества.
По требованию участников директор предоставляет копии документов, их стоимость для участников не может превышать затрат на их изготовление.
В случае несоблюдения описанного выше порядка созыва общего собрания участников (порядка уведомления участников, определения повестки дня собрания и других условий) такое собрание будет правомочным, если в нем участвуют все участники общества ( п. 5 ст. 36 Закона об ООО).
Проведение собрания
Порядок проведения общего собрания участников общества определен в Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества, внутренними документами общества или решением самого собрания.
Внимание:
Такое правило устанавливает подпункт 3
Чтобы соблюсти его, нужно:
- обратиться к нотариусу либо
- воспользоваться иным способом подтверждения.
Нотариальное подтверждение
Обществу необходимо:
- устав общества;
- );
Такой перечень приведен в части 3 постановлением Верховного совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 корпоративного договора).
):
Иные способы подтверждения
подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ):
- в уставе или
- в решении общего собрания участников, принятом единогласно. Так, при рассмотрении одного из споров по регистрации изменений в уставе Арбитражный суд Западно-Сибирского округа указал: «поскольку решение о выборе иного способа подтверждения принято всеми участниками ООО... единогласно, нотариального удостоверения протокола..., подписанного всеми участниками общества, в рассматриваемом случае не требовалось» ( постановление от 28 сентября 2015 г. № Ф04-23439/2015 по делу № А27-2907/2015).
Примеры положения устава
Форма проведения собрания. Очередное собрание участников обычно проводят в очной форме, то есть с созывом всех участников, совместным обсуждением вопросов повестки дня и голосованием. Но закон разрешает провести его и в заочной форме (опросным путем) с соблюдением требований Закона об ООО.
При этом собрание, на котором будут утверждаться годовые результаты деятельности общества, может быть проведено только в очной форме ( п. 1 ст. 38 Закона об ООО).
Регистрация прибывших участников общества. Регистрацию обычно проводит директор или иное назначенное им лицо. Регистрацию нужно проводить перед открытием собрания. Фактически она сводится к письменному фиксированию факта прибытия конкретного участника после проверки его полномочий.
Ситуация: как назначить лицо, осуществляющее регистрацию участников, прибывших на очередное общее собрание
Решение директора о поручении конкретному лицу провести регистрацию прибывших на собрание участников лучше оформить приказом или распоряжением (иная форма решения директора может быть определена уставом или внутренним документом общества, например, должностной инструкцией генерального директора).
Впоследствии в случае возникновения спора по вопросу участия в собрании конкретных участников лист регистрации будет подтверждать, что участник присутствовал на собрании, а приказ будет подтверждать, что регистрацию участника проводило не случайное, а уполномоченное лицо. Это лицо также можно будет вызвать в суд в качестве свидетеля.
Формулировка решения может быть следующей:
«Приказываю:
1. Юристу ООО "Ромашка" Лютиновой Наталье Ивановне провести регистрацию участников, прибывших на внеочередное общее собрание участников ООО "Ромашка", назначенное на 15 февраля 2012 года.
При регистрации проверять полномочия прибывших лиц и фиксировать сведения о них в Листе регистрации, форма которого утверждена настоящим приказом.
Место проведения собрания: г. Москва, ул. Строителей, д. 25, оф. 12.
Время поведения регистрации: 11:30–12:00.
Время начала собрания: 12:00.
2. Утвердить форму Листа регистрации согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
Приложение к приказу:
Лист регистрации»
При регистрации прибывших участников нужно использовать лист регистрации.
Форма такого листа не утверждена, но обычно в нем указывают дату, время и место проведения собрания, время начала и окончания регистрации, Ф.И.О. или наименование прибывших участников, паспортные данные участников (представителей). Если на собрание прибыл не сам участник, а его представитель, то в листе лучше зафиксировать реквизиты доверенности. В соответствующей графе каждый участник (представитель) ставит личную подпись.
Заполненный лист регистрации будет приложением к протоколу общего собрания участников общества.
Незарегистрировавшиеся участники не допускаются до голосования ( п. 2 ст. 37 Закона об ООО).
Участники ООО вправе принимать участие в собрании как лично, так и через представителей.
Представитель участника должен предъявить документ, подтверждающий его надлежащие полномочия. Доверенность, выданная представителю участника, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, местожительство или местонахождение, паспортные данные), должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации или удостоверена нотариально ( п. 2 ст. 37 Закона об ООО).
Участнику ООО: полномочия представителя в доверенности лучше прописать максимально подробно. В противном случае его могут не допустить до голосования, либо представитель может выйти за пределы полномочий, которые хотел ему передать участник.
Лицу, осуществляющему регистрацию участников, прибывших на собрание: закон устанавливает, что представители участников общества должны предъявить документы, подтверждающие их надлежащие полномочия ( п. 2 ст. 37 Закона об ООО). В связи с этим лицо, осуществляющее регистрацию участников, имеет полное право требовать от представителей предоставить такие документы.
Необходимо внимательно проверять сведения, указанные в доверенности, в том числе:
- сведения о доверителе и доверенном лице (в том числе соответствие сведений, указанных в доверенности, паспортным данным доверенного лица);
- срок, на который выдана доверенность (если он не указан, то доверенность действует в течение одного года ( п. 1 ст. 186 ГК РФ));
- полноту полномочий (доверенность должна предусматривать передачу полномочий на участие в собрании и голосование по вопросам повестки дня, а также по вопросу избрания председательствующего. Доверенность с общей формулировкой (на представление интересов участника во всех органах и организациях) не подходит).
Доверенность или ее заверенную копию нужно обязательно сохранить.
Если от участника, являющегося юридическим лицом, действует его руководитель, он также должен подтвердить свои полномочия (заверенной копией протокола или решения о его назначении (выпиской из него) или выпиской из ЕГРЮЛ). Во избежание конфликтов об этом требовании лучше заранее напомнить участникам собрания.
Документы, подтверждающие полномочия представителя, необходимо сохранить.
Кроме того, само общество может заблаговременно заказать выписки из ЕГРЮЛ по своим участникам – юридическим лицам. В таком случае общество будет знать актуальные сведения о руководителях в таких организациях.
При этом нужно помнить, что после получения такой выписки руководитель общества-участника может быть переизбран. В таком случае его полномочия будет подтверждать протокол или решение о его назначении (выписка из него), так как изменения в ЕГРЮЛ могут еще не внести.
Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена ( п. 3 ст. 187 ГК РФ).
Если доверенность имеет ошибки или неточности и не дает доверенному лицу право представлять участника на собрании, такого представителя не следует допускать до голосования.
Отказ в признании полномочий представителя и в допуске на собрание можно не оформлять, закон такого требования не устанавливает. Общество не отвечает за то, что участник, который был уведомлен о собрании надлежащим образом, не позаботился о явке на собрание уполномоченного представителя.
Тем не менее если отказ мотивирован и законен, лучше отразить это в протоколе собрания: в разделе, где указываются лица, принявшие участие в собрании, и кворум, можно указать, что к участию в собрании не были допущены лица в связи с ненадлежащим оформлением документов, подтверждающих их полномочия действовать от имени участников.
Порядок отказа в допуске на собрание общество может закрепить во внутреннем документе, например, в .
Открытие собрания. Собрание нужно открыть во время, которое указано в уведомлении о проведении собрания.
Если же все участники общества зарегистрировались до наступления назначенного времени, то собрание может быть открыто и ранее ( п. 3 ст. 37 Закона об ООО).
Открывает собрание генеральный директор или председатель правления ( п. 4 ст. 37 Закона об ООО). Если же собрание созвано советом директоров (наблюдательным советом), то его открывает председатель совета директоров.
Ситуация: как назначить председательствующего на собрании участников
Его нужно выбрать из числа участников.
Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председательствующего из числа участников общества.
Решение по данному вопросу участники принимают большинством голосов от общего числа голосов участников, имеющих право голосовать на данном собрании. Каждый участник собрания имеет один голос.
Уставом может быть предусмотрен иной порядок избрания председательствующего ( п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Ведение протокола собрания. Ведение протокола организует исполнительный орган общества ( п. 6 ст. 37 Закона об ООО). Это может быть генеральный директор или правление, в зависимости от того, к чьей компетенции устав относит этот вопрос. Непосредственно вести протокол может иное лицо, например, секретарь собрания, если на него будут возложены такие обязанности (приказом генерального директора или правления).
Ситуация: как оформить полномочия секретаря общего собрания
Закон не устанавливает, как именно это сделать, поэтому можно воспользоваться одним из следующих способов:
- ввести в штатное расписание должность «Корпоративный секретарь общества» и принять на нее сотрудника;
- секретаря может назначить генеральный директор своим приказом;
- секретаря можно избрать при открытии собрания.
Должность «Корпоративный секретарь акционерного общества» введена в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих приказом Минздравсоцразвития России от 17 сентября 2007 г. № 605 «О внесении изменения в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». В нем определены должностные обязанности, необходимая подготовка и требования к квалификации корпоративного секретаря.
Однако избрание секретаря на собрании будет иметь большую значимость по сравнению с другими вариантами, поскольку в таком случае участники непосредственно выражают свою волю и доверяют ведение и подписание протокола конкретному лицу.
Решения принимаются единогласно или большинством голосов. При этом большинство голосов рассчитывается от всех голосов участников общества, а не только от голосов тех участников, которые присутствуют на собрании ( ). Таким образом, если в собрании не будут участвовать участники, имеющие простое большинство голосов (50% и один голос) от общего числа голосов, то ни по одному вопросу принять решение будет невозможно.
Решение собрания, принятое по вопросам, не включенным в повестку дня (за исключением случая, когда на собрании присутствовали все участники), либо без необходимого для принятия решения большинства голосов участников, не имеет силы независимо от обжалования такого решения в судебном порядке ( п. 6 ст. 43 Закона об ООО).
Решения, принимаемые единогласно. Единогласно участники принимают решения по вопросу реорганизации или ликвидации общества, а также в случаях, предусмотренных в Законе об ООО.
По вопросу о том, можно ли в уставе расширить перечень вопросов, решение по которым участники должны принимать единогласно, судебная практика расходится.
Решения, принимаемые квалифицированным большинством. Решение по вопросу изменения устава общества, в том числе изменения размера уставного капитала общества, участники принимают не менее чем 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества. Уставом может быть предусмотрено, что для принятия решения по данному вопросу необходимо большее количество голосов.
Кроме того, квалифицированным большинством участники принимают решения по вопросам, предусмотренным в Законе об ООО.
Дополнительные вопросы, решение по которым должно приниматься квалифицированным большинством, могут быть предусмотрены уставом.
Решения, принимаемые простым большинством. Простым большинством участники принимают решения по всем остальным вопросам. При этом уставом может быть предусмотрено, что для принятия решения по отдельным вопросам (для которых по закону достаточно простого большинства голосов) необходимо большее количество голосов.
Решения, которые приняты без необходимого большинства голосов участников общества, не имеют силы независимо от того, были ли они обжалованы в судебном порядке ( п. 6 ст. 43 Закона об ООО). Это подтверждает судебная практика ( п. 24 постановления № 90/14 ; постановление ФАС Московского округа от 30 июня 2011 г. № КГ-А41/4489-11 по делу № А41-10523/09).
Участники принимают решения открытым голосованием, то есть выбор участников не скрывается, они могут видеть, как голосуют другие участники. При этом уставом может быть предусмотрен иной порядок голосования, например, бюллетенями. Закон не обязывает участников голосовать бюллетенями, но в случае возникновения спора это полностью исключит возможность участника ссылаться на то, что он голосовал иным образом или вообще не принимал участие в собрании.
Ситуация: если в обществе не создана счетная комиссия, кто может выполнять ее функции
Функции счетной комиссии может выполнять председатель собрания, секретарь или иное лицо, уполномоченное на это.
Этот вопрос может быть урегулирован в Положении об общем собрании участников .
Если внутренним документом общества это не урегулировано, то конкретное лицо можно уполномочить приказом генерального директора или решением общего собрания участников.
Проведение кумулятивного голосования. По вопросам об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета), членов коллегиального исполнительного органа (правления) и (или) членов ревизионной комиссии можно провести кумулятивное голосование. Такой порядок голосования должен быть закреплен в уставе ( п. 9 ст. 37 Закона об ООО).
Ситуация: как провести кумулятивное голосование
2. Каждый участник по своему усмотрению отдает голоса, которыми он обладает, выбранным им кандидатам. При этом он может как отдать все голоса за одного кандидата, так и распределить их на нескольких кандидатов.
3. Кандидаты, которые получили наибольшее число голосов, считаются избранными на соответствующую должность.
В случае оспаривания решения общего собрания участников суд может с учетом всех обстоятельств оставить в силе обжалуемое решение, если голосование участника, подавшего заявление, не могло повлиять на результаты голосования, допущенное нарушение не является существенным и решение не повлекло причинение убытков участнику общества, обратившемуся с иском ( п. 2 ст. 43 Закона об ООО ; абз. 4 п. 22 постановления № 90/14). Существенность нарушения суд определяет по своему усмотрению.
Сергея Карулина, главного юрисконсульта ОАО «Реестр», Владислава Добровольского, кандидата юридических наук, автора курса практической юриспруденции «Алгоритмы права» (www.dobrovolskii.com), в 2001–2005 гг. – судьи Арбитражного суда г. Москвы
Как оформить решение общего собрания участников ООО
Несоблюдение требований к оформлению и содержанию решения общего собрания участников в совокупности с другими обстоятельствами нередко становится основанием для отмены решения собрания. Юристу компании нужно обеспечить, чтобы в случае возникновения корпоративного конфликта принятое решение невозможно было бы признать недействительным.
Внимание: с 1 сентября 2014 года необходимо в нотариальном или ином допустимом порядке подтверждать тот факт, что общее собрание участников приняло решение, и состав участников, присутствовавших при этом.
Такое правило устанавливает подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ.
Чтобы соблюсти его, нужно:
- обратиться к нотариусу либо
Если этого не сделать, то решение собрания будет считаться ничтожным ( абз. 3 п. 107 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Вместе с тем, правило о подтверждении не распространяется на случаи, когда решение принимает:
- общее собрание участников путем заочного голосования или
- единственный участник общества.
Нотариальное подтверждение
Обществу необходимо:
- пригласить нотариуса туда, где будет проходить собрание, либо
- договориться с нотариусом провести собрание прямо у него (например, в нотариальной конторе).
При этом нотариусу нужно представить следующие документы:
- устав общества;
- внутренний документ общества, устанавливающий порядок проведения собрания (например, положение об общем собрании участников);
- решение о проведении собрания и об утверждении повестки дня;
- документ, подтверждающий полномочия обратившегося лица по организации собрания (если они не следуют из других представленных документов).
Такой перечень приведен в части 3 статьи 103.10 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (далее – Основы законодательства о нотариате). Правда, в этом перечне предусмотрен еще один пункт – «иные документы, необходимые для определения компетенции органа управления юридического лица и кворума собрания или заседания». Поэтому не исключено, что нотариус потребует представить дополнительные документы (например, информацию о наличии корпоративного договора).
По итогам проведения общего собрания нотариус выдает свидетельство ( ч. 1 ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате):
- об удостоверении того факта, что собрание приняло решение;
- о составе участников, присутствовавших при этом.
Иные способы подтверждения
Закон разрешает не исполнять требование о нотариальном удостоверении, если иной способ подтверждения участники предусмотрели ( подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ):
- в уставе или
- в решении общего собрания участников, принятом единогласно.
Под иным способом подтверждения имеется в виду:
- подписание протокола всеми или отдельными участниками общества;
- использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения (аудио-, видеозапись и др.);
- иные способы, не противоречащие закону (при этом закон не устанавливает каких-либо ограничений).
Таким образом, участники могут сами выбрать, как подтвердить принятие решения и состав участников. Фактически есть следующие варианты:
- принять решение о внесении изменений в устав, закрепив в нем наиболее удобный порядок подтверждения (например, заверение протокола подписями председателя и секретаря собрания, которые являются участниками общества);
- принимать решения о способе подтверждения каждый раз при проведении общего собрания. Этот способ применим, если участники всегда собираются в полном составе;
- обращаться к нотариусу, чтобы он подтверждал принятие решения на собраниях участников и состав участников.
Формально требованиям закона будет соответствовать и другой вариант: можно провести собрание, на котором будут присутствовать все участники общества, и на нем единогласно принять решение о способе подтверждения (без внесения изменений в устав). В таком случае на последующих собраниях уже не потребуется стопроцентная явка участников, в решениях можно будет просто делать ссылку на этот протокол и прикладывать его копию.
Однако суд может истолковать закон иным образом – что способ подтверждения должен быть предусмотрен именно в том решении, которое подтверждается. Во избежание споров лучше не использовать этот способ, пока не сложится судебная практика по этому вопросу.
В целом требование о привлечении нотариуса направлено против фальсификации решений. Его присутствие затрудняет процесс подделки. При подмене протокола с применением печати нотариуса достаточно будет доказать только тот факт, что нотариальное действие не значится в реестре нотариуса.
На общества, в которых решения принимает единственный участник, эти требования не распространяются, поскольку установлены только в отношении собраний.
Примеры положения устава
Подтверждение подписями всех участников
4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками, присутствовавшими на собрании.
Подтверждение подписями отдельных участников
4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем собрания, которые должны быть участниками Общества.
Подтверждение с использованием технических средств
4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются видеозаписью, сделанной во время собрания. Компакт-диск с видеозаписью прилагается к протоколу.
Подтверждение иным способом (подписями отдельных лиц)
4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем собрания. статьи 181.2 Гражданского кодекса РФ.
Так, протокол общего собрания участников ООО, проведенного в очной форме, должен содержать следующие сведения:
- дату, время и место проведения собрания;
- сведения о лицах, принявших участие в собрании;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
Протокол общего собрания участников ООО, проведенного в заочной форме, должен содержать следующие сведения:
- дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
- сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
- сведения о лицах, подписавших протокол.
Кроме того, закон содержит некоторые указания для отдельных случаев, в частности для решения, которым участники одобряют крупную сделку или сделку с заинтересованностью.
Помимо указанных обязательных сведений, в протокол можно включить также и иную информацию.
Требования к оформлению протокола общего собрания акционеров установлены в Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) и
Ситуация: какие последствия влечет оформление протокола общего собрания участников ООО в свободной форме без соблюдения требований, установленных для акционерных обществ
Решение собрания может быть признано недействительным ( подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).
Таким образом, если все участники общества приняли решение единогласно и в дальнейшем не поменяют своей позиции, документирование решения в свободной форме не повлечет негативных последствий. ).
Таким образом, у общества может возникнуть необходимость доказывать участие недовольного участника в общем собрании, наличие кворума, подтверждать повестку дня или результаты голосования. Сделать это будет гораздо легче, если протокол собрания был оформлен надлежащим образом. Кроме того, позицию общества усилит документ, подтверждающий, что участник прошел регистрацию (например, лист регистрации).
Пример из практики. Суд отказал в признании недействительными решений собрания, принятых в отсутствие истцов, поскольку документально подтверждено, что истцы прибыли на собрание, но потом безосновательно покинули его
Гражданка Б. (участник общества) обратилась в суд с иском к обществу ООО «Л.» и гражданину М. о признании недействительным решения общего собрания участников общества, оформленного протоколом от 30 августа 2009 года.
Как установлено судом, к назначенному времени на собрание явились все участники общества. Это было закреплено в листе регистрации (если лист регистрации не составляется, эти данные можно указать в протоколе). Таким образом, кворум имелся.
Участники общества гражданин Ц. и представители гражданки Б. после прибытия на собрание отказались принимать в нем участие и покинули место проведения собрания. Голосование по вопросам повестки дня проводилось без них.
В дальнейшем гражданка Б., представители которой покинули собрание, обратилась в суд с требованием признать решение собрания недействительным, поскольку оно принято без участия ее представителей и гражданина Ц., а значит, в отсутствие кворума и с нарушением действующего законодательства.
Однако суды первой, апелляционной и кассационной инстанции, основываясь на протоколе общего собрания участников и листе регистрации, в удовлетворении исковых требований отказали, указав на то, что на собрание прибыли все участники общества. Тот факт, что гражданин Ц. и представители гражданки Б. без достаточных на то оснований покинули собрание, не означает, что решение не могло быть принято ( постановление ФАС Волго-Вятского округа от 4 июня 2010 г. по делу № А29-10289/2009 , определением ВАС РФ от 30 сентября 2010 г. № ВАС-10372/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).
Пример из практики. Опоздание участника к началу собрания не лишает его права голосовать по вопросам повестки дня, решения по которым еще не приняты. Решения, принятые с учетом голосов такого участника, не являются недействительными
Гражданин Б-ц обратился в суд с иском к ООО «А.», гражданину Н. и гражданину г. о признании решения внеочередного общего собрания участников общества от 12 февраля 2009 года недействительным.
Как установлено судом, к назначенному времени на собрание явились не все участники общества, гражданин Б-н опоздал, и решения по первым двум вопросам повестки дня принимались без него. По прибытию на собрание он участвовал в голосовании по третьему и последующим вопросам повестки дня, данные об этом внесены в протокол.
Спустя некоторое время после собрания гражданин Б-ц решил в судебном порядке оспорить решение, приятое на общем собрании по третьему вопросу повестки дня. Гражданин Б-ц утверждал, что гражданин Б-н не вправе был голосовать по третьему вопросу повестки дня, поскольку он опоздал на регистрацию, которая проводилась перед собранием, а для принятия решения по третьему вопросу оставшимся участникам не хватало голосов.
Однако суды первой, апелляционной и кассационной инстанций, основываясь на протоколе общего собрания, отказали ему, указав на то, что гражданин Б-н был вправе принимать участие в собрании и голосовать при принятии решения по третьему вопросу. Таким образом, оспариваемое решение принято с соблюдением действующего законодательства, то есть с соблюдением установленных правил о кворуме для голосования ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 марта 2010 г. по делу № А56-24028/2009).
Пример из практики. Так как истец принимал участие в собрании и голосовал «за» оспариваемое решение, он не вправе его оспаривать
Гражданин Б. обратился в суд с иском к гражданину г., ООО «И.», МИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу о признании недействительным договора от 3 мая 2007 года купли-продажи долей в уставном капитале общества; о признании недействительным решения общего собрания участников общества, оформленного протоколом от 4 мая 2007 г. № 6; о признании недействительным внесенного в устав общества изменения № 3, утвержденного протоколом от 4 мая 2007 г. № 6; о признании недействительными записей в ЕГРЮЛ о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ, связанных с внесением изменений в учредительные документы.
На внеочередном общем собрании участников, проведенном 3 мая 2007 года участники (гражданка Б., гражданин Б. и ООО «О.Х.») приняли решение о продаже своих долей гражданину г., также приглашенному на собрание. При этом участник общества гражданин Б. сохранял часть своей доли в размере 10 процентов уставного капитала общества. Таким образом, в общество входил новый участник гражданин г., его доля составляла 90 процентов уставного капитала, и оставался прежний участник гражданин Б., его доля составляла 10 процентов уставного капитала. Решение было принято единогласно, результаты голосования отражены в протоколе.
Участники общества гражданин г. и гражданин Б. 4 мая 2007 года провели собрание и приняли решение о внесении соответствующих изменений в учредительные документы и ЕГРЮЛ. Решение было принято единогласно, результаты голосования отражены в протоколе.
Спустя некоторое время гражданин Б. решил оспорить в судебном порядке ранее принятые решения о продаже долей и внесении соответствующих изменений в учредительные документы.
Суд, отказал ему в удовлетворении требований.
Основываясь на протоколах общих собраний участников, суд сделал вывод о том, что истец голосовал «за» принятие оспариваемых им решений, а следовательно, не имел законного права на оспаривание таких решений в суде в соответствии с пунктом 1 статьи 43 Закона об ООО (статьи 43 Закона об ООО не является лицом, которое обладает правом на оспаривание решения общего собрания участников общества, поскольку он принимал участие в голосовании на собрании от 24 мая 2010 года и не голосовал «против» оспариваемого решения ( постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2011 г. по делу № А82-6384/2010).
Соблюдение требований к содержанию протокола особенно актуально для ООО с большим количеством участников.
Чем больше в обществе участников, тем сложнее им будет прийти к общему решению, устраивающему всех. Риск оспаривания решения в таком случае существенно возрастает.
Подпись протокола
Протокол собрания подписывают председательствующий и секретарь ( п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Однако в этом случае есть риск, что общество не сможет документально подтвердить факт участия в собрании конкретного участника, если он через некоторое время после собрания решит оспорить принятое решение в судебном порядке и будет заявлять о том, что он не присутствовал на собрании или голосовал против принятого решения.
Чтобы снизить риск оспаривания принятого решения, можно собрать на протоколе общего собрания подписи всех присутствовавших участников, хотя закон и не обязывает это делать. При этом нужно учитывать, что протокол собрания может быть изготовлен не сразу после собрания, кроме того, участник может отказаться его подписывать.
Еще более эффективным может быть использование бюллетеней для голосования. Это полностью исключит возможность участника ссылаться на то, что он голосовал иным образом или вообще не принимал участия в собрании. Обязательный порядок голосования бюллетенями можно предусмотреть в Положении об общем собрании участников.
Внимание: бремя доказывания того факта, что участник присутствовал на собрании, лежит на обществе.
Один из самых распространенных аргументов участников ООО, которые хотят оспорить решение, принятое общим собранием, – ссылка на отсутствие кворума. А причиной отсутствия кворума может быть, в частности то, что участник, оспаривающий решение, не присутствовал на собрании. Если участник приводит такой довод, то от него не требуется доказывать, что его действительно не было на собрании. Суды приходят к выводу, что в такой ситуации само ООО обязано доказать факт присутствия участника на собрании.
Пример из практики. Суд признал решение собрания недействительным, так как общество не доказало факт присутствия истца на собрании, а в отсутствие истца собрание не вправе было принимать решение
Гражданин А. обратился в суд с иском к ООО «М.» и к МИФНС России № 15 по Санкт-Петербургу о признании недействительными решений общего собрания участников общества от 4 октября 2004 года, решения МИФНС № 9 по Санкт-Петербургу от 27 декабря 2004 года о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ, связанных с внесением изменений в учредительные документы общества, и обязании налоговой инспекции внести в ЕГРЮЛ соответствующие изменения в сведения об обществе.
4 октября 2004 года гражданин А. и гражданка С., владеющие по 50 процентов уставного капитала общества, провели внеочередное общее собрание, на котором было принято решение о внесении изменений в учредительные документы.
Спустя некоторое время гражданин А. решил оспорить принятое решение в судебном порядке, ссылаясь на то, что не участвовал в общем собрании, а следовательно, отсутствовал кворум для принятия решения.
Суд удовлетворил его требование.
Рассмотрев протокол общего собрания, суд указал следующее. Хотя в протоколе указано, что гражданин А. присутствовал на спорном собрании участников, протокол не содержит времени начала и окончания регистрации прибывших участников, не содержит подписи гражданина А. ни во вводной части протокола, ни по итогам голосования по вопросам повестки дня. Наконец, лист регистрации не оформлялся.
Бремя доказывания того факта, что участник присутствовал на собрании, лежит на обществе, однако оно ничем не подтвердило данный факт.
Поскольку в отсутствие гражданина А. гражданка С. была не вправе принимать решение о внесении изменений в учредительные документы, такое решение признано недействительным (
Гражданин В. обратился в суд к ООО «Х.» и МИФНС России № 9 по Новгородской области с иском о признании недействительными решений внеочередных общих собраний участников общества от 25 сентября 2007 года (протокол № 43) и от 28 декабря 2007 года (протокол № 49) по вопросам внесения изменений в учредительные документы общества; решений инспекции о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы общества.
Как установлено судом, гражданин В. не уведомлялся о проведении собраний и не участвовал в них.
Суд удовлетворил исковые требования, а также указал, что волеизъявление участника общества на участие в голосовании по вопросам повестки дня должно быть зафиксировано его подписью либо в листе регистрации, либо во вводной части протокола собрания ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 марта 2010 г. по делу № А44-993/2008).
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
Ц ентральный банк РФ в корпоративных отношениях – уникальный «источник права». С одной стороны, большая часть его документов носит рекомендательный характер, с другой – последствия нарушения таких «рекомендаций» могут быть более чем серьезными. Такой вот вежливо-заботливый папа, при этом готовый в любой момент пожурить непослушное дитятко не только ремнем, но и чем-нибудь более тяжелым.
Поэтому предлагаем вам внимательно посмотреть, что же представители ЦБ РФ нам рекомендуют сделать уже к ближайшему общему собранию акционеров (далее – ОСА), и вместе подумать, как лучше оформить документы, подтверждающие, что вы следуете этим рекомендациям.
Письмо ЦБ РФ регламентирует случаи проведения общих собраний акционеров в форме совместного участия. Напомним, что это лишь одна из возможных форм проведения ОСА, предусмотренных Законом об АО . Она представляет собой совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня, в т.ч. возможность выступлений, и принятия по ним решений (ст. 47, п. 11 ст. 49 Закона об АО).
Письмо конкретизирует отдельные требования Кодекса корпоративного управления (еще один «рекомендательный» акт ЦБ РФ) в части создания для акционеров максимально благоприятных условий для участия в общем собрании, а также предоставления им возможности высказать свое мнение по рассматриваемым вопросам. В частности, ЦБ РФ особо оговаривает, что порядок ведения общего собрания акционеров (регламент) должен предусматривать для участников равные права в части возможности выступить на собрании или задать вопросы выступающим. С этой целью при подготовке к проведению общего собрания рекомендовано:
1. Анализировать явку акционеров на общих собраниях акционеров за предыдущие 3 года. Это делается с целью выбора подходящего помещения для проведения ОСА с учетом предполагаемой максимальной явки акционеров.
2. Определять при подготовке к проведению ОСА место его проведения и порядок его организации таким образом, чтобы не допускать ограничения либо затруднения доступа (прохода) акционеров к месту регистрации на собрание и непосредственно в помещение, предназначенное для его проведения.
3. Анализировать активность акционеров на ОСА за предыдущие 3 года и определять продолжительность проведения ОСА, в т.ч. исходя из предполагаемого максимального количества акционеров, которые могут изъявить желание участвовать в выступлениях и обсуждениях по вопросам повестки дня собрания.
4. Если на ОСА предусматривается возможность участия акционеров в обсуждении вопросов повестки дня посредством видео-конференц-связи – уведомлять об этом акционеров при подготовке к проведению ОСА.
Какие АО обязаны звать на общее собрание акционеров регистратора? Как это реализовать? Что регистратор будет делать на собрании? Какой состав подписантов в этом случае должен быть указан в документах: протоколах и отчете счетной комиссии, в протоколе самого собрания? Оказывается, требования УФАС в этом вопросе порой идут дальше требований законодательства и разъяснений Банка России. Детали – в статье «Участие регистратора в общем собрании акционеров » журнала № 11′ 2017
Безусловно, подход к проведению общего собрания акционеров должен быть индивидуален.
Достаточно большое количество корпораций, созданных путем приватизации, имеют в реестре сотни, тысячи, а то и десятки тысяч мелких акционеров с одной-двумя акциями, никогда не принимавших участия в их деятельности. Многие из таких акционеров либо забыли о своих акциях, либо игнорируют свои права. Часть уже покинула этот бренный мир, но их наследники по разным причинам не торопятся оформить переход акций в реестре акционеров. При этом решения в таких корпорациях принимаются 2–3 мажоритариями. Зачем такой компании большой зал, если на общее собрание акционеров приходят 4–5 человек?
С другой стороны, есть современные АО, многие акционеры которых стремятся быть в курсе происходящего в компании, и крупные публичные АО, общие собрания которых обставляются как шоу с бесплатным фуршетом и раздачей памятных подарков. Таким компаниям требуются большие помещения, чтобы собрать всех желающих послушать отчеты руководства и проголосовать лично.
Все это понятно, и рекомендации ЦБ РФ, безусловно, отражают сложившуюся практику. Вместе с тем, из его письма совершенно неясно, как в документах общества необходимо отразить, что данные рекомендации были приняты во внимание?
Однако, прежде чем задуматься, как следовать рекомендациям ЦБ РФ, подумаем, а нужно ли это вообще? Если вы хотите минимизировать риски – однозначно, да. Безусловно, если собрание пройдет в штатном режиме, каких-либо подтверждений того, что все рекомендации ЦБ РФ при его созыве были учтены, не потребуется. Но вдруг на этот раз случится ЧП? Например, придет в 2 раза больше акционеров, чем обычно? Или против организации начнется атака корпоративного шантажиста и в ЦБ РФ пойдут жалобы? Вам однозначно придется документами подтверждать, что еще на стадии созыва собрания вы постарались учесть возможные варианты развития событий.
Анализ явки и активности акционеров необходимо проводить на самых первых этапах подготовки к проведению ОСА. Заниматься этим должен орган, осуществляющий подготовку к ОСА. Согласно подп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО этот вопрос отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета). В обществах с числом акционеров – владельцев голосующих акций менее 50 это может быть иной, определенный уставом орган (п. 1 ст. 64 Закона об АО). Поэтому естественным является вывод, что и отражение результатов анализа должно быть в документах данного органа – например, в протоколе или протоколах заседания совета директоров. Рассмотреть данные вопросы можно как при проведении итогового совещания, посвященного подготовке ОСА, так и в ходе одного из промежуточных собраний. Аргументы в пользу того, чтобы провести отдельное заседание и соответственно фиксировать его результаты отдельным протоколом:
- во-первых, такие рекомендации должны быть учтены при поиске помещения, а это процесс не очень быстрый, соответственно и предлагать их исполнительному органу необходимо как можно раньше;
- во-вторых, даже если место проведения собрания известно заранее (здание самого АО, например) и рекомендации будут носить заведомо формальный характер, в ходе собрания, посвященного непосредственно назначению ОСА, разрешается и так большой объем вопросов. Незачем загружать его еще и дополнительным обсуждением формальных рекомендаций;
- в-третьих, так в едином документе у АО будет полностью ответ на вопрос о том, выполнила ли организация последние рекомендации ЦБ РФ о подготовке и проведении ОСА (не «прошляпила» ли она их), при этом ничего лишнего, за что могли бы «зацепиться», в протоколе не будет.
Но отдельное заседание – не есть необходимость. Конечно, решение о том, когда и какие вопросы будет обсуждать совет директоров, принимается им самим.
Напомним, что законодательство требует проведения общего собрания акционеров не реже 1 раза в год. Обязательное к проведению собрание называется годовым , а любое иное собрание – внеочередным . Годовое собрание акционеров проводится в сроки, устанавливаемые уставом общества. Однако п. 1 ст. 47 Закона об АО определяет границы этого периода: не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года.
АО должно утверждать годовую бухгалтерскую отчетность общим собранием акционеров, если уставом общества это не отнесено к компетенции совета директоров / наблюдательного совета (подп. 11 п. 1 ст. 48 Закона об АО). Однако в соответствии с ч. 2 ст. 18 Закона о бухучете отчетность должна быть представлена не позднее 3 месяцев с даты окончания отчетного периода (календарного года). И логично было бы представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность, прошедшую все корпоративные процедуры ее утверждения. Тогда период проведения именно годового общего собрания акционеров сужается до 1 месяца – марта!
Схема 1
Свернуть Показать
А вопросы по организации годового общего собрания акционеров совет директоров должен решить гораздо раньше, чтобы не позднее чем за 20 дней до собрания успеть разослать уведомления его участникам о месте, времени и иных аспектах его проведения (п. 1 ст. 52 Закона об АО).
В Примере 1 показан протокол заседания совета директоров, в котором отражено выполнение рекомендаций письма ЦБ РФ от 19.12.2017 № ИН-06-28/60. Он являет собой краткий вариант протоколирования:
- только кого о чем заслушали (без фиксации хода обсуждения) и
- принятые решения с результатами голосования (без демонстрации, кто как голосовал, и каких-то особых мнений).
Если нет конфликта мнений участников, то и нет смысла в отражении в протоколе позиции отдельных членов коллегиального органа. В любом случае степень детализации отражения хода обсуждения и принятых решений на заседании определяется его председателем, а секретарь только исполняет его.
При стандартном оформлении протокола принято сначала приводить пронумерованный перечень вопросов повестки дня, а потом ставить соответствующую цифру и для каждого вопроса указывать как минимум: кого о чем слушали, что решили и как за это проголосовали. Но в нашей ситуации в повестке дня будет только 1 вопрос «Об определении места и продолжительности проведения годового общего собрания акционеров» (отмечен цифрой 1 в Примере 1), а анализ, которого требует от нас Центробанк, мы поместим в раздел «СЛУШАЛИ» (см. цифру 2 там же).